Epsilon Dataroom

La Dataroom Epsilon vous permet de mettre à disposition, dans un environnement sécurisé, des documents à l'attention d'utilisateurs externes.

Pour voir le détail de l'infrastructure technique et de la sécurisation des données sur la plateforme Epsilon, cliquer ici.

La gestion de la DR Epsilon repose deux concepts clés : les "Dossiers" et les "Accès" (cf. ci-dessous).

Paramètres de la dataroom

Vous pouvez configurer ici la date d'ouverture et de clôture de la DR. Aucun accès ne sera possible en dehors de cette plage de date.

Vous pouvez également consulter le volume utilisé de votre DR, sur un volume max. par défaut de 1Go.

Utilisateurs internes

Sélectionner les utilisateurs de votre organisation qui pourront accéder à cette DR.

Si la DR est créée à partir d'un Projet M&A, les utilisateurs du Projet seront automatiquement ajoutés.

Configuration du mailing

Vous pouvez préciser le nom et l'email de l'expéditeur des différents emails. Si ces champs sont laissés vides, les données utilisées seront celles de l'utilisateur qui déclenche l'envoi de l'email.

Il est également possible de sélectionner les modèles à utiliser. De nouveaux modèles peuvent être ajoutés par nos soins sur simple demande.

C'est dans l'onglet Dossier que vous préparez et gérez les documents (fichiers) de la DR.

La DR peut-être organisée par Dossiers et Sous-dossiers, mais les droits d'accès ne sont configurables que sur chaque Dossier (niveau 1).

Il est nécessaire de préciser une plage de dates par défaut entre lesquelles le dossier sera accessible. Il est également possible de préciser des dates différentes pour chaque Accès si besoin.

Il est possible d'autoriser un accès à ajouter des documents au dossier. Pour une question d'organisation, les dossiers sont séparés en deux sections, les dossiers normaux et les Inboxes. Il est recommandé d'autoriser l'ajout de documents dans les Inboxes uniquement.

Grâce à l'icône d'enveloppe, vous pouvez envoyer une notification par email à tous les accès actifs. Cette notification contient la liste des fichiers dernièrement ajoutés. Pour s'adapter à votre chartre graphique, le modèle d'email peut être configuré par nos soins sur simple demande.

Les accès regroupent des utilisateurs externes. Il peut s'agir des membres de la société ou des conseils extérieurs. Tous les membres actifs d'un accès auront les mêmes droits d'accès aux dossiers.

Cela implique que si vous souhaitez donner des autorisations différentes à des utilisateurs, il faudra créer plusieurs accès.

Les utilisateurs

Pour donner ajouter un utilisateur, vous devez commencer par le sélectionner parmi les personnes physiques de votre CRM.

Après avoir sélectionné l'email qui sera utilisé pour cette dataroom et activé l'accès, vous devez lui faire parvenir un lien d'invitation. Soit de manière automatique par email en utilisant l'icône d'enveloppe (utilisateur par utilisateur ou bien pour tous d'un coup). Soit en copiant le lien privé, et le transmettant par vos soins. Attention, vous ne devez pas utiliser ce lien au risque de lier votre compte à cet accès.

N.B. Nous pouvons également personnaliser les emails d'invitation sur simple demande.

Grâce au lien privé, l'utilisateur sera invité à se créer un compte Epsilon Reasearch  (ou se connecter s'il en possède déjà un). Une fois la liaison entre le compte Epsilon Research et l'utilisateur de la dataroom réalisé. Ce dernier pourra accéder à la dataroom via le lien privé ou via le module présent sur son dashboard de la plateforme Epsilon Research.

Les dossiers

Vous pouvez avoir une vue synthétique de tous les dossiers pour l'accès sélectionné. Pour chaque dossier, vous pouvez utiliser la plage de dates par défaut ou bien en préciser une spécifique.

Des icônes de couleurs vous informent de l'état de l'accès pour ce dossier. Vert: accès actif en ce moment; orange: accès autorisé, mais hors de la page de dates; rouge: accès complètement désactivé.

Messages

Il est possible d'échanger des messages avec les utilisateurs. Vous pouvez notifier les utilisateurs actifs par email de l'ajout de nouveaux messages grâce au bouton d'enveloppe (email configurable).

N.B.: Ceci n'est pas un système de chat instantané, les nouveaux messages n'apparaitrons qu'après avoir rafraichi la page.

Logs

Toutes actions concernant l'accès sélectionné sont répertoriées ici. Notamanent:

• La liaison d'un utilisateur avec un compte Epsilon Research
• LA connexion d'un utilisateur
• Le téléchargement de document
• L'envoi de messages

Rapport

Le rapport permet d'avoir une vue d'ensemble sur tous les fichiers téléchargés par les utilisateurs de l'accès sélectionné.

Ce rapport est sera inclus dans l'archive (voir la section: clôture de la DR), c'est pour cela qu'il contient la signature numérique de chaque fichier.

L'historique des conversions est également inclus en bas de document

> 3 étapes pour clôturer une DR Epsilon et sécuriser son contenu:

1/ Clôturer la DR (onglet "Configuration"), en choissant la société "gagnante". Cela va générer deux documents téléchargeables:

• un rapport pdf de synthèse listant tous les documents mis à disposition de la société, ainsi que ses logs d'accès;
• un fichier ZIP comprenant tous les fichiers de la DR mis à disposition de la société, ainsi que le rapport de synthèse.

NB:

• Attention, la cloture de la DR est définitive; il ne sera pas possible de revenir en arrière.
• Les sociétés "perdantes" auront, lorsqu'elles se rendront sur la DR, un message confirmant la fermeture de la DR - elles n'y auront donc plus accès.

2/ Possibilité de télécharger le fichier ZIP de la DR

• Pour la société organisatrice de la DR et ses conseils ;
• Pour chaque utilisateur de la société "gagnante", en se rendant sur la DR.

NB: chaque partie peut donc télécharger & conserver le fichier ZIP de la DR sur son serveur ou une clé USB.

Il n'est pas prévu d'envoyer le fichier ZIP sur une clé USB "sécurisée". La sécurisation du contenu repose sur un système de signature numérique, le CHA-256 ("Secure Hash Algorithm"), standard de marché détaillé en 3/.

3/ Sécurisation du contenu de la DR et validation en cas de litige

• Le fichier ZIP de la DR comprend une clé SHA-256, qui garantit qu'il s'agit bien du document source: toute modification du fichier, même d'un seul caractère, modifie son SHA.
• En cas de conflit, les parties peuvent vérifier entre elles, à partir du SHA, qu'il s'agit bien du fichier ZIP original. NB: il existe de nombreux outils open-source pour connaître le SHA d'un fichier (tapper "sha256 file checksum" sur un moteur de recherche)
• Par ailleurs, Epsilon conservera une copie du fichier ZIP original pendant 5 ans. Pour valider que votre fichier ZIP n'a pas été modifié, vous pouvez le comparer à celui d'Epsilon à partir du lien qui apparaitra sur votre DR ou du QR Code généré sur le rapport de synthèse: cela ouvre une page Epsilon sur laquelle il faut envoyer l'archive à authentifier.

Ainsi, ce système permet de réaliser une vérification tripartie entre les signatures numériques (SHA) i/ présente dans le rapport de synthèse (QR code), ii/ du fichier ZIP conservé par chaque partie, et iii/ de la version archivée par Epsilon.